Dlaczego delegowanie zadań to sztuka?

Delegowanie zadań w pracy zespołowej to nie tylko metoda odciążenia lidera, ale przede wszystkim sposób na zwiększenie efektywności całego zespołu. Wielu liderów ma jednak problem z właściwym przekazaniem odpowiedzialności. Z jednej strony chcemy, by zadania były wykonane jak najlepiej, a z drugiej – by każda osoba miała jasność co do swoich obowiązków.

Co ważne niezależnie od narzędzia należy upewnić się, że zespół jest gotowy do danego poziomu delegowania i ma wiedzę, która pozwoli mu wykonać zdelegowane zadanie.

Na szczęście istnieją narzędzia, które pomagają w uporządkowaniu procesu przekazywania zadań. W tym artykule przyjrzymy się dwóm z nich: Macierzy RACI oraz Delegacyjnemu pokerowi. Choć oba narzędzia mają na celu usprawnienie delegowania, różnią się w podejściu i zastosowaniu.

Macierz RACI – strukturalne podejście do przypisywania ról

Macierz RACI to narzędzie, które pomaga w wyraźnym określeniu ról i odpowiedzialności w ramach projektu czy zadania. Akronim RACI pochodzi od angielskich słów:

• Responsible (Odpowiedzialny) – osoba, która faktycznie wykonuje zadanie.
• Accountable (Rozliczający) – osoba odpowiedzialna za ostateczny rezultat i podejmująca kluczowe decyzje.
• Consulted (Konsultowany) – osoba, która dostarcza niezbędne informacje lub jest konsultowana podczas realizacji zadania.
• Informed (Informowany) – osoba, która jest na bieżąco informowana o postępach, ale nie bierze aktywnego udziału w realizacji.

Macierz RACI jest dobrym wyborem w sytuacjach, gdy w projekcie bierze udział wiele osób, a ich role nie są jednoznacznie określone. Pomaga ona zapobiec sytuacjom, w których zadania są dublowane lub pomijane. Dzięki temu każdy członek zespołu wie, co do niego należy, a lider ma pewność, że wszystkie role są odpowiednio obsadzone.

Jak stworzyć Macierz RACI?

Stworzenie Macierzy RACI jest prostym procesem, który można podzielić na kilka kroków:

1. Zidentyfikuj zadania – Wypisz wszystkie kluczowe zadania w projekcie.
2. Określ role – Ustal, kto będzie odpowiedzialny, rozliczający, konsultowany i informowany przy każdym zadaniu.
3. Utwórz macierz – Wprowadź zadania i role do tabeli, przypisując każdej osobie odpowiednią literę (R, A, C, I).
4. Przeanalizuj macierz – Sprawdź, czy przypisania ról są sensowne i zrównoważone. Unikaj sytuacji, w których jedna osoba jest odpowiedzialna za zbyt wiele zadań lub nikt nie jest rozliczający.

Delegacyjny poker – dynamiczne podejście do przypisywania odpowiedzialności

Delegacyjny poker to bardziej interaktywna metoda, która zakłada aktywne zaangażowanie zespołu w proces delegowania zadań. Narzędzie to jest szczególnie przydatne w organizacjach, które cenią sobie elastyczność i partycypację wszystkich członków zespołu.

W Delegacyjnym pokerze wykorzystuje się karty z różnymi poziomami delegowania. Każdy poziom oznacza stopień autonomii, jaki jest przekazywany w danym zadaniu. Na przykład, poziom 1 może oznaczać, że lider podejmuje decyzję samodzielnie, a poziom 7 – że całkowicie przekazuje zadanie do realizacji zespołowi.

Jak grać w Delegacyjny poker?

Proces ten można przeprowadzić w kilku krokach:

1. Przygotowanie kart – Wydrukuj karty z poziomami delegowania, od 1 do 7.
2. Określenie zadania – Wybierz zadanie, które chcesz delegować.
3. Rozdanie kart – Każda osoba w zespole wybiera kartę, która jej zdaniem najlepiej odzwierciedla poziom delegowania odpowiedzialności dla tego zadania.
4. Dyskusja – Zespół omawia wybrane poziomy, argumentując swoje wybory. Celem jest osiągnięcie konsensusu co do poziomu autonomii, który ma być przekazany.
5. Podjęcie decyzji – Na podstawie dyskusji lider podejmuje ostateczną decyzję co do poziomu delegowania.

Delegacyjny poker to świetne narzędzie, gdy chcesz włączyć zespół w proces decyzyjny i sprawić, by każdy czuł się odpowiedzialny za wynik. Pozwala na lepsze dopasowanie poziomu delegowania do kompetencji i zaangażowania zespołu, co zwiększa efektywność realizacji zadań.

Macierz RACI vs. Delegacyjny poker – które narzędzie wybrać?

Wybór między Macierzą RACI a Delegacyjnym pokerem zależy od specyfiki Twojej organizacji i charakteru projektów, nad którymi pracujesz.

• Macierz RACI sprawdzi się lepiej w większych, złożonych projektach, gdzie potrzebne jest jasne określenie ról i odpowiedzialności. To narzędzie o bardziej strukturalnym charakterze, które jest przydatne w sytuacjach, gdzie konieczne jest precyzyjne rozdzielenie zadań między różne osoby.
• Delegacyjny poker jest bardziej dynamiczny i elastyczny, co czyni go idealnym rozwiązaniem w mniejszych zespołach lub w sytuacjach, gdzie kluczowe jest zaangażowanie wszystkich członków zespołu w proces decyzyjny. Pozwala on na dostosowanie poziomu delegowania do aktualnych możliwości i preferencji zespołu.

Oba narzędzia można również stosować komplementarnie, dostosowując je do różnych etapów projektu czy potrzeb organizacji. Na przykład, Macierz RACI może być użyta na początku projektu do określenia ról, a Delegacyjny poker – podczas codziennych spotkań zespołu, by elastycznie dostosowywać zakresy odpowiedzialności.

Wnioski: Jak wybrać najlepsze narzędzie do delegowania zadań?

Delegowanie to kluczowy element skutecznego zarządzania zespołem. Wybór odpowiedniego narzędzia może znacząco wpłynąć na efektywność realizacji zadań i ogólną dynamikę pracy. Macierz RACI i Delegacyjny poker to dwa różne podejścia do delegowania, które mogą być używane zarówno oddzielnie, jak i w połączeniu.

Jeśli potrzebujesz jasnej struktury i precyzyjnego podziału odpowiedzialności, Macierz RACI będzie doskonałym wyborem. Natomiast jeśli zależy Ci na dynamicznej współpracy i elastyczności, Delegacyjny poker może okazać się bardziej odpowiedni.

Ostatecznie, najlepsze wyniki osiągniesz, eksperymentując i dostosowując te narzędzia do konkretnej sytuacji.