Czym jest spotkanie 1:1 i dlaczego jest ważne?
Spotkania 1:1 to regularne rozmowy między liderem a członkiem zespołu, mające na celu budowanie otwartej komunikacji, śledzenie postępów oraz dbanie o zaangażowanie i satysfakcję z pracy. Są to nie tylko okazje do wymiany informacji, ale także momenty, w których można monitorować tzw. “happiness index” zespołu, przekazywać i przyjmować feedback oraz rozwiązywać ewentualne blokady i wyzwania.
Dla lidera to niezwykle ważne narzędzie do zarządzania zespołem. Pozwala na bieżąco monitorować zaangażowanie, zadowolenie z powierzonych zadań oraz efektywność zespołu. Regularne spotkania 1:1 pomagają także w budowaniu ścieżek rozwoju zawodowego oraz poprawiają komunikację, co w efekcie podnosi efektywność całego zespołu. Nie muszą być to godzinne rozmowy, warto zacząć od chociaż 30 min raz na kwartał, aby zatrzymać się i pogadać.
Zasady umawiania spotkań 1:1
- Regularność i planowanie: Ustalaj regularne terminy spotkań, które pasują obu stronom. Najlepiej organizować takie rozmowy co dwa tygodnie min tu raz na kwartał. Aby utrzymać regularność, warto zaplanować je z wyprzedzeniem – to także ułatwi zarządzanie kalendarzem. Optymalny czas trwania spotkania to 30 minut.
- Nie odwołuj spotkań bez potrzeby: Spotkania 1:1 powinny być priorytetem. Jeśli jednak musisz je przełożyć, zadbaj o to, by nowy termin pasował obu stronom i został ustalony od razu.
- Struktura spotkania: Podziel spotkanie na trzy bloki:
- 10 minut na omówienie bieżących projektów,
- 10 minut dla osoby z zespołu na przedstawienie swoich spraw,
- 10 minut na wzajemny feedback.
Przygotowanie do spotkania
Aby spotkanie było efektywne, warto się do niego przygotować:
- Analiza: Sprawdź postępy, przeanalizuj zadania, nad którymi członek zespołu pracował, oraz zaplanuj cele na przyszłość.
- Pytania: Przygotuj listę pytań, które pozwolą Ci lepiej zrozumieć sytuację, wyzwania i potrzeby rozmówcy.
- Otwartość: Bądź gotowy do słuchania i przyjmowania sugestii od drugiej strony.
Prowadzenie spotkania 1:1
- Zacznij od wprowadzenia: Przypomnij, jaki jest cel spotkania i czego obie strony mogą się spodziewać.
- Zadawaj pytania miękkie: Zaczynaj od pytań o samopoczucie oraz poziom zadowolenia z pracy. Przykładowo, zapytaj „Jak się czujesz?” lub „Jaki jest Twój poziom zadowolenia od ostatniego spotkania?”.
- Omów projekty i zadania: Dowiedz się, jak radzi sobie z aktualnymi projektami, czy napotkał jakieś trudności, i czy potrzebuje wsparcia. Nie pytaj jednak o status projektów a o doświadczenie, czego może się nauczyć, jakie ma wyzwania i blokery.
- Daj przestrzeń do wypowiedzi: Pozwól osobie, z którą rozmawiasz, wyrazić swoje myśli, pomysły i sugestie.
- Feedback: Podziel się konstruktywną informacją zwrotną, ale również bądź gotowy na przyjęcie opinii od drugiej strony. Pamiętaj, by skupić się na faktach, unikać ogólników, być szczerym i otwartym na dialog.
Przykładowe pytania podczas spotkania 1:1
- Jak się czujesz? Czy wszystko jest w porządku?
- Jaki jest Twój “happiness index” od ostatniego spotkania?
- Czy udało Ci się zrealizować założone cele? Jakie to były cele?
- Czy napotkałeś jakieś trudności w projekcie? Czy są jakieś blokery?
- Jakie zadania lub technologie sprawiają Ci najwięcej trudności?
- Czy masz pomysły, jak możemy ulepszyć naszą pracę lub organizację?
- Jakie są Twoje plany rozwojowe w naszej firmie?
- Jakie wyzwania stoją przed Tobą, które możemy razem rozwiązać?
Podsumowanie spotkania
Na koniec spotkania omów, jakie kroki osoba, z którą rozmawiasz, powinna podjąć, aby poprawić swoją pracę lub osiągnąć cele. Upewnij się, że te kroki są dla niej jasne i że ma odpowiednie zasoby oraz narzędzia do realizacji swoich zadań. Regularnie monitoruj postępy i w razie potrzeby zaplanuj kolejne spotkanie, aby omówić dalsze kroki.
Spotkania 1:1 to nie tylko obowiązek, ale przede wszystkim szansa na zbudowanie silniejszego, bardziej zintegrowanego zespołu. Wykorzystaj je do wsparcia swojego zespołu i poprawy jego efektywności.
Protip — Stwórz jeden dokument, w którym wspólnie będziecie zapisywać ustalenia i to o czym rozmawiacie.
